Documentos para Admissão: confira a lista solicitada aos funcionários
Os documentos para admissão são aqueles exigidos pelo RH logo que um funcionário novo é contratado.
As informações envolvem registros pessoais, profissionais e também os dados relativos à saúde do funcionário.
A burocracia é grande e pode confundir bastante a cabeça dos contratantes, do RH e, principalmente, dos funcionários.
Para se ter uma ideia, além da lista de documentos para admissão que devem ser solicitados ao novo contratado existe até uma lista do que não deve ser solicitado.
Os prazos de solicitação dos documentos, de cadastro e de armazenamento também variam.
Como se pode ver é um processo complexo, não é mesmo?
Mas não se preocupe, vamos explicar tudo sobre o assunto nos próximos tópicos. Confira!
Afinal, para que servem os documentos para admissão?
Depois que uma empresa contrata um novo funcionário, começa a papelada relativa à contratação.
E o que formaliza todo o processo são os documentos para admissão. Essa é a funcionalidade de toda a documentação exigida.
Essa etapa gera dúvida em muitos empregados e funcionários de RH. E não poderia ser diferente, pois além de burocrática, a documentação exigida pode ser extensa.
Todos os benefícios futuros concedidos pela empresa e previstos pela lei precisam dos dados e informações dos funcionários.
Alguns exemplos são a declaração de imposto de renda retida em fonte, a concessão de pensão alimentícia, entre outros direitos trabalhistas.
É responsabilidade da empresa manter os documentos dos empregados em dia, também, para que não haja problemas quanto à fiscalização.
Qual é o momento certo de solicitar documentos para admissão?
E uma das primeiras solicitações é o exame médico admissional.
Esse teste serve para comparar a saúde do funcionário antes e após a sua admissão.
Assim, é possível saber se ele desenvolveu problemas de saúde relativos ao trabalho e, portanto, é uma segurança para o trabalhador e para a empresa.
Depois que o empregado entrega a documentação para o RH, a empresa tem o prazo de cinco dias para devolvê-los ao funcionário, de acordo com o art. 29 da Lei 5.553/68 da CLT.
Portanto, a empresa deve se organizar para que todo o processo de admissão seja feito neste período.
Entretanto, existe um prazo menor ao qual é preciso ficar atento. Isso porque o registro na carteira de trabalho deve ocorrer em até 48h.
Além disso, a lista de documentos que serão solicitados deve ser entregue ao funcionário o quanto antes para que ele vá se organizando e separando o que for necessário.
Quais são os documentos para admissão solicitados ao funcionário?
Fizemos um checklist para admissão de funcionários que pode ser seguido sempre que houver novas contratações.
- RG
- CPF
- Carteira de Trabalho
- Título de Eleitor
- Comprovante de endereço
- PIS / Pasep
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Certificado de alistamento militar ou reservista (obrigatório para homens de 18 a 45 anos);
- Foto 3×4;
- CNH (quando solicitado).
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
- Certidão de nascimento ou casamento;
- Certidão de nascimento dos filhos até 21 anos;
- Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
- Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos (salário-família);
- Atestado de invalidez dos filhos.
Pode ser que haja algumas alterações na documentação solicitada a depender da empresa e da profissão.
Entretanto, existem alguns documentos que não podem ser solicitados por exigência da lei.
Leia também: O que é medicina do trabalho: tire suas dúvidas sobre o assunto
Quais os documentos que não devem ser solicitados?
De acordo com a legislação, no momento de solicitar os documentos para admissão, existem algumas informações que não podem ser solicitadas.
Confira quais são elas:
- Certidão negativa de ações trabalhistas;
- Documentos que atestam a presença de dívidas no nome do empregado;
- Dados sobre antecedentes criminais, (com exceção dos casos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho)
- Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
- Exame de HIV.
A lei considera que esses exames podem causar constrangimento ao empregado.
Além disso, essas informações não devem ser usadas como ação discriminatória dos funcionários.
As empresas que solicitarem alguma dessas informações pode acabar sofrendo processos trabalhistas.
Existem algumas informações que não há necessidade de pedir e todas as informações necessárias já são solicitadas legalmente.
E-Social e Checagem dos Documentos para Admissão
Você deve informar no Portal que fez uma nova contratação e o prazo para isso é até um dia antes do início das atividades de prestação de serviços.
O eSocial chegou em 2014 e facilitou a vida do RH das empresas, pois passou a centralizar inúmeras informações, como FGTS, vínculo empregatício, folha de pagamento, entre outras.
No Portal do esocial serão solicitadas as seguintes informações:
- CPF;
- Carteira de Trabalho;
- NIS (NIT/PIS/PASEP).
Como o contratado ainda não iniciou suas atividades e o RH ainda não tem todas as informações, é possível realizar um registro preliminar no site.
Depois que se inicia o registro, o empregador ainda possui 7 dias para regularizar todas as informações.
Por quanto tempo a empresa pode permanecer com os documentos?
O tempo para guardar cada documento para admissão varia conforme o tipo de cada um deles.
Veja alguns dos principais prazos de documentos que devem ser guardados no RH:
- Contrato de trabalho: prazo indeterminado.
- Guia da Previdência Social: 5 anos.
- FGTS: 30 anos.
- Exames médicos: 20 anos.
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos.
- Recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos.
- Cadastro no PIS/PASEP: 5 anos.
- RAIS: 10 anos.
Confira os exames disponíveis na SSO Ocupacional!
Conclusão
Conseguiu entender os documentos para admissão que devem ser solicitados na contratação de um novo funcionário?
O processo é complexo, mas não é impossível de entender!
Basta se atentar e seguir o checklist de admissão que fizemos neste texto para não ter erro.
Também é preciso ficar atento aos prazos e às mudanças na legislação trabalhista. Portanto fique sempre de olho!
Aproveite e confira outros textos do blog da SSO e fique por dentro de tudo que envolve segurança e saúde ocupacional.
Leia também: Exame demissional: entenda quando fazer e como funciona
Cristiano Cecatto
Perito
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Mestre eng.produção
Membro ABHO no.1280
Certified Machinery Safety Expert – CMSE®